情報伝達は組合組織運営の根幹であるため、 少なくとも幹部である執行委員および代議員の全員について 迅速な情報伝達の手段を確立することは必要不可欠なことである。 そのため、教職員組合の執行委員全員および代議員全員について 組合との連絡用のメールアドレス情報を収集し、メールアドレスのリストを作成し、 そのような一連の作業を今後毎年情報化委員会の業務として継続することを決定した。

七隈支部の執行委員、代議員についてはメールアドレスの収集はほぼ完了しているので、 烏帽子支部についてメールアドレスの収集を重点的に行うことにした。 烏帽子については、医学部と病院、筑紫病院で事情が大きく異なる。 医学部については、事務職を含め全員admメールアドレスが配布され、 本人のアクセスも行われている。 病院については、事務職はadmアドレスが配布されているが、 看護職はメールアドレスが配布されているものの 各人がパソコンにアクセスする環境ではなく、 メールアドレスがあることをほとんどの人が知らない。 また、知っていてもパソコンを個人的に使うことができないので、 メールを見ることはできない。 看護職も大半は携帯を所有しているので、 携帯のアドレスであればそれぞれが持っていて毎日アクセスしている。 しかし、プライバシーを気にして携帯のアドレスを公表してもらえない可能性もある。 各人自宅にはパソコンがある場合も多い。 しかし、これもプライバシーにより公表してもらえない可能性がある。 YahooなどのフリーのWebメールにアカウントを作成してもらうのは、 看護職には技術的ハードルが高く期待できない。 とりあえず、携帯アドレスまたは自宅のパソコンのアドレス、 Webアドレスを教えてもらうように依頼し、 メールアドレスが思うように集まらない場合は、そのときどうするか考えることにした。

手順１：

烏帽子支部の執行委員に情報化委員会（責任者：末次）より メールアドレス連絡の依頼を紙の文書で送る。 その際、詳細の問い合わせ先として烏帽子各ブロック担当の副委員長の名前を載せておく。 収集するメールアドレスとして、 （１）携帯アドレス と次の（２）（３）のうちのどちらか （２）admアドレスを使える人はadmアドレス （３）自宅パソコンまたはWebメールアドレスなど メールアドレスを持っていない場合、または公表したくない場合はいづれも空白でもよいが、 できればフリーのWebアドレスを取得して連絡してもらう。

手順２：

烏帽子の執行委員のメールアドレス一覧が完成したら、 メールで烏帽子執行委員にそれぞれが管轄する代議員について 上記と同じようなメールアドレス情報を収集して情報化委員会に連絡するように依頼する。（末次）

手順３：

来年以降同じ作業を行えるように、今回の実施手順を手順書として文書化する。（末次）

病院担当の烏帽子副委員長は以下の通り：

真島、是永、矢野

筑紫病院は：

宮崎