• 日時: 20090902 17:30〜19:30
• 出席者(敬称略):片岡, 新矢, 末次, 大久保, 中川,五十嵐, 青木,三嶋

1. so-netのサーバはメールのアカウント１つとwebコンテンツが置けるだけだったが、sakuraのはweb以外にMailing Listや、メールのアカウント(無制限？)の作成が可能。またWebについてはBlog, Wikiなどのアプリケーションが各自の工夫で付加できる。
2. 量的な違い：so-net: 10MB=3045円／月　sakura: 10GB=5000円／年

1. WWWとしては以下のURLが利用可能
   • http://fu-union.sakura.ne.jp/
   • http://www.fu-union.sakura.ne.jp/　　初期ドメインとして必要
   • http://fu-union.jp/　　　←アナウンスするのはこれ
   • http://www.fu-union.jp/
2. メールドメイン
   • @fu-union.jp　　　←アナウンスするのはこれ
   • @fu-union.sakura.ne.jp 　　作業およびwebmailerでは必要
3. 管理用にSSH,FTPでログインする場合のURL
   • fu-union:パスワード@fu-union.sakura.ne.jp

1. とりあえずの設定
   • 新サーバの機能としてメーリングリストが開設できる(仕様上20まで)。運用方法は今後つめてゆくが、まずは支部、中央執行委員会メンバーを宛先とするメーリングリストを作成することにする。
   • 迷惑メール対策としてはフィルターも設定できるが、とりあえずはメンバー以外からは受け付けない設定をほどこす→済み
   • 投稿の制限としては(1)投稿可能なメンバーのみ、(2)誰でもOK,管理者が承認することで流通、の３種がある。現在は(1)
   • 1通あたりの容量は1MB2MBに制限。
   • 投稿された記事はサーバ側に保存され、コントロールメッセージを送ると取り寄せ可能。同様に登録されているメールアドレス一覧も取り寄せ可能。その制限も可能。
2. 中央執行委員会：chuo@fu-union.jp 管理者 nkataoka@adm.fukuoka-u.ac.jp メンバー登録はマダ
3. 烏帽子形支部：eboshi@fu-union.jp 管理者 yasubaba@fukuoka-u.ac.jp メンバー登録はマダ
4. 七隈支部：nanakuma@fu-union.jp 管理者 yigarash@econ.fukuoka-u.ac.jp
   登録済みメールアドレス

         verde_fa@yahoo.co.jp,yigarash@econ.fukuoka-u.ac.jp,tinoue@adm.fukuoka-u.ac.jp,er727@adm.fukuoka-u.ac.jp,iwanaga@adm.fukuoka-u.ac.jp,
         hkubo@adm.fukuoka-u.ac.jp,akumamo@adm.fukuoka-u.ac.jp, tkurita@adm.fukuoka-u.ac.jp,arakawa@adm.fukuoka-u.ac.jp,
         ssakata@adm.fukuoka-u.ac.jp,takashi@adm.fukuoka-u.ac.jp, mishima@adm.fukuoka-u.ac.jp,kobay@adm.fukuoka-u.ac.jp,
         matuyama@adm.fukuoka-u.ac.jp,puko@adm.fukuoka-u.ac.jp, kouzaki0830@adm.fukuoka-u.ac.jp,
         hayata@adm.fukuoka-u.ac.jp, ohtsuka@adm.fukuoka-u.ac.jp,otsubo@adm.fukuoka-u.ac.jp, nakamura926@adm.fukuoka-u.ac.jp,
         nakatuka@adm.fukuoka-u.ac.jp, tukazaki@adm.fukuoka-u.ac.jp,ttsukamoto@adm.fukuoka-u.ac.jp, taba@adm.fukuoka-u.ac.jp,
         fujisaki@adm.fukuoka-u.ac.jp, fujishima@adm.fukuoka-u.ac.jp,dohgu@adm.fukuoka-u.ac.jp, kozeki@adm.fukuoka-u.ac.jp,
         nkataoka@adm.fukuoka-u.ac.jp, fmohri@adm.fukuoka-u.ac.jp,farifuku@adm.fukuoka-u.ac.jp, lsatoya@adm.fukuoka-u.ac.jp,
         kykshiba@adm.fukuoka-u.ac.jp

5. サイト管理の内部情報記録: admin@fu-union.sakura.ne.jp

現在のアドレスは、fukumiai@ka3.so-net.ne.jp だが、kumiai@fu-union.jp を設定。 fukumiai@fu-union.jpも互換性？維持のため作成。fukumiaiからはkumiaiに単純に転送される

• 容量は2GBまで。SPAM filter付き。
• 組合事務室からは今後はIMAP4でのアクセスとする。
• WebmailerのURL: https://secure.sakura.ad.jp/rscontrol/?webmail=1

1. dokuwikiによる管理の分離
   1. サーバのプログラムの設定のため（システム管理）と、コンテンツ管理の２階層にわけて管理を分担したい。システム管理は当面五十嵐が行うが、コンテンツ管理については、段階をおって進めてゆきたい。まずWebコンテンツはso-netからすでに引っ越してあるが、旧サーバのURLが埋め込まれているなど、そのまま公表できるものではない。so-netとの契約打ち切りを早めるためにも、まずは新サーバのアナウンスが早期にできるように、現行コンテンツに対して必要最小限の手直しをするのが最初の段階（「まにあわせ」と呼称）。
      →だいたい終わり
   2. 次に現状のようにHTMLを直接編集せねばならない状況から脱却し、BlogやSNSのように（権限の認められたものであれば）技術力がなくてもコンテンツの追加／変更ができるシステムに移行する。これにより、更新の頻度をあげ、注目されるに値するWebサイトをめざす。
      →多少のチュートリアルは必要。
      この第二段階目においては、コンテンツ書き換えは技術的には誰でも可能になるが、サイト全体のアートワーク、デザインは隙のない仕事をする必要があり、外注をしてもよい。どのような仕様のものをつくるかは、今後つめてゆく必要がある。スケジュールとしては、８月にはコンテンツ整備を進めたいので、それ以前にシステムの設定を終えることとしたい。
   3. サーバにログインもしくはコンテンツの送信をする場合は、パスワード認証ではなく、公開鍵認証を基本とする。公開鍵認証とすることでパスワード自体がネットワークに流れることがなく安全であるのと、アルバイトなどを使っての作業の際にもパスワードを教える必要がないなどのメリットがある。
      　→現状、よっぽどの場合以外はリモートログインは必要なさそう

1. 今年度いっぱいの短期的課題　←本日はまずこれを決めたい
   1. とりあえずのルールの整備
   2. 新サーバの周知
   3. 当面整備すべきコンテンツの作業体制
2. 中長期的課題
   1. 活性化につなげるための使い方
   2. 管理体制の確立

1. できることは多いが、マニュアル化の手間などの点から必要なところから周知
   まずはWikiの閲覧、組合事務室のメールアドレスの周知
2. 閲覧制限したい記事などもあり得るので、組合員であることを確認ののち、アカウントを発行したい
   → とりあえず年内程度の期間限定で共有アカウントおよびそのパスワードを職組ニュースにて周知。
   しかるのち、閲覧および執筆の権限が必要になった際には個人用アカウントをオンライン登録し、執行委員に身元を確認してもらった後、支部のグループに加える。

1. ML
   1. メンバーの追加登録、記事の査読など、運営についての権限は組織ごとに可
      現在は各支部長のメールアドレスにて管理する設定
   2. 作れるのは20まで。すでに４つ作ったが、もしも委員会ごとにつくったりするとぎりぎりくらい？ML作成のルールは必要？
2. Wiki
   1. どこを公表し、どこを組合員専用とするか？
   2. だれがどこを執筆してよいか。
      現在のところ、各組織ごとに書き込み権限の設定可
   3. 閲覧・執筆の権限をコントロールするため、利用者の識別が必要
      →アカウント登録をどのようにおこなうか？
3. アーカイブとして？容量は10GBあるので、かなり使いではある。

1. 五十嵐以外の人にサイト管理を引き継ぐには？
   技術的な作業内容、設定についての考えなどは、admin@fu-union.jpというML(以下、admin ML)に記述。
2. ML, Wikiのコンテンツ・ユーザ管理の引き継ぎも同様
3. コンテンツの内容に責任をもって対応する体制は？
   基本的に情報化委員会
   迅速に判断をくだすには？
4. 運用のルール策定など：admin@fu-union.jpにて討議？ただ、非常に技術的話題おおし
   情報化委員会メンバーでMLを作成？
5. サイトの技術的な設定：五十嵐(〜11月？)
   複数管理者体制、引き継ぎの際には、セキュリティを守るための手順を了解する必要あり
6. 記事の内容、公開の基準についての管理
7. 記事の編集権の問題
   現在のしくみ（Wikiってのです）を使うと、HTMLがなんだとかの技術なしでweb上に記事やら議事やらがホイホイかけるので、過去の経緯を知る人ならば執行委員でなくても執筆可能になったりするのですが、逆にだれが編集して良いのか？ってのが課題になりそうです。また、どの部分を「学外者」「大学当局」に見せても可なのか、どこを組合員だけが見られるページにするのか、というルールの問題も発生します。これらの問題は、情報化委員会で作り上げてゆくことになりそうですが、できることがおおいゆえに制約するためのルール整備が必要になってきます。

現在のところ、http://fu-union.jp/diary/ にて、機能追加などについては日記形式で記録。つっこみもいれられるようにはしているが、おそらくFAQの整備も必要。

ka3.so-net.ne.jp側を廃止し、新ドメインへの一本化を進める必要がある。

1. 印刷物での周知
2. 新規の印刷物では、fu-union.jpに
3. so-net.ne.jp廃止の時期に関して
   すでにWebコンテンツはすべて引っ越ししたので、so-net.ne.jpはいつでも廃止できますが、それをいつするか？

紙媒体に旧アドレスが残っている間は残す、ってな手もありますが、もしsonet-ne.jpが転送サービスしてくれるなら即時契約廃止も可能ではあります。

現在のところ、入れ物の設定作業はおこなったが内容については手を付けていない。たとえば役員名の一覧などはWikiで書き込めば30分程度の作業ではあるが、このような細かい作業が数多く残っている。
現在のコンテンツの階層構造を一応確認。それぞれについて長期的にはどのように変更してゆくべきかの[変更案]と、短期的な作業目標[作業案]を付す。

1. 活動方針 /katudouhousin19.htm
   • 内容は2007年の中央／七隈／烏帽子の活動計画案
   • [変更案]どうせいれるなら、計画書全体を入れたほうがまだしも使いようがあるような。
   • [作業案]とりあえず放置
2. 沿革
   • 1.基本理念／2.組合組織と諸機関の役目／3.役員・各役員の役割と選出／4.組織図／5.組合活動の歩み
   • [変更案]組織図の中に、2007年の役員名がはいっている。毎年書き換えずに済むようにするか、書き換えやすくすべき。
     組合活動の歩み、では、S.32年〜H.11年までの課題が各年2行くらい書いてあるが、簡単すぎてわからない。Wikiなどに移行して、加筆・リンクしやすい状態にすべきかと
     →組織図以外はWiki化した
   • [作業案]「沿革」というのではないだろうが、今年の課題（賞与、給与など）についての解説をWikiなどでまず知らしめられるようにする。
     現状のコンテンツについては放置。Wikiの使い勝手がわかってきたら、内容を移行し、書ける人を募る。
3. 役員
   • これも2007年の名簿のまま
   • [変更案]「活動方針」で書いたが、計画書全体をいれてしまえば役員の項も含まれるので専用の作業はなくてすむ。
   • [作業案]まずWikiを作ったのち、テキストデータがあれば項目を作る
4. お知らせ
   • 現状、なんにもなし。リンクもない。
   • [変更案]本来の意味でのHomepageにWhat's newがあるが、コンテンツの更改があれば、そこにだすようにすべきで、「お知らせ」としてリンクするページは不要であろう。
   • [作業案]全く機能していないので、項目としては消す。What's newのところに、当面、HTML編集レベルで注目すべきタイトル・リンクを作り込む。
5. ご意見 /opinion/opinion.html
   • ここに投稿の機能を作り込もうとしていた気配はあるが、現状なにもなし。
   • [変更案]BBSなどにして実際に書き込めるようにすべきか？その場合は匿名性の確保とともに、組合員だけがかけるようにする必要があるかもしれない。どんな機能から実現してゆくべきかの絞り込みが必要。
     また、「ご意見」というほどの発言でなくても受け付けられるクローズな会議室もあったほうがよさそう。
     この場合はやはり書き込みできる人が限定でき、閲覧のときに認証も必要になるのでそれなりの仕組みがいる。
   • [作業案]都合のよさそうなBBSを漁ってみる
6. 交通アクセス /traffic/taccess.html
   • 内容が古い。地下鉄が入っていない、とか、バスの路線が古い、とか、Copyright 2000になったままとか。また学内地図も古い。
   • [変更案]役に立たないどころか、有害なので全面的に入れ替えの必要あり。
     大学までの交通は福大のどこかにリンクしてしまえば。学内地図は外注もしくはGoogleMapなどで十分では。
   • [作業案]とりあえず学内地図は残すが、順次、変更案を実施。
7. お問い合せ /mail3.html
   • 内容が組合事務室のメールアドレスだけ。
   • [変更案]内容的には、もうすこし出しやすくするための案内をすべき。たとえば「秘密は順守します」とか、場合によっては郵便物でもよいように郵便番号・住所などのデータを掲載するなど。
     また、匿名メール、匿名投稿の仕組みにしてもよい。ただし、書き込みしたものは掲示されても困るので掲示板ではない。
   • [作業案]
8. 創立50周年記念2007年組合員ハンドブック
   • 2007年情報化委員会の数少ない成果。組合員ハンドブック作成の際、数千円の追加コストでPDF化できるということでうまれたコンテンツ 。
   • [変更案]毎年ハンドブックはPDF化し、ほおり込めるようにすべき。また、内容は「組合のあらまし」など、「沿革」に書かれているものそのもの。
     将来的にはハンドブックをPDF化するのではなく、組合のWebに基礎データをライブに集積し、それを印刷物にするのが合理的であろう。
   • [作業案]当面Wikiなどを整備。PDFの内容をほどいてWiki化し、陳腐化している部分は随時かきかえてゆく。
9. (本来の意味での)Home Page
   • [変更案]ここのレベルからWikiで構成する。これにより記事を公開する権限の管理の一元化、更新された記事を自動的に表示できるなど、メリットはおおい。
10. 現状システムにない機能
    • 公開を目的としないアーカイブ
    • やはり公開を目的としない会議室、メモなどの機能。随時書き換えができる機能をそなえておくと、情報の密度を上げられる。書きかけなコンテンツでも保持できる

上記のような要検討項目やら、会議のアジェンダもあたらしいサイトの仕組みを使うと、オンライン化が楽です。試しに新しいサイトに書いて見ました。
http://fu-union.sakura.ne.jp/dokuwiki/doku.php?id=%E8%AD%B0%E4%BA%8B
(このメールの内容がそれなりにレイアウトされて表示されます）

そこで、会議などの進行も紙を眺めながらやる方法以外にプロジェクタでサイトにまとめた情報をみながらやってもよいだろうとおもいます。なんなら議事録をその場で書き込んでもいいわけです。そこで激安なプロジェクタ http://www.adtec.co.jp/pressrelease/2008/081203/index.html
を導入してはどうかと。この会議アジェンダの作成の方法なんてのも実演を見ていただけると大変効率がいいです。 あと、組合事務室の中でネットにつなげられる仕組み（無線LANやら）も整備できるとありがたいです。