議題１：組合の古い文書の電子化について
組合に保存されている古い文書をスキャナで読み取り、テキストデータ化できるものはテキスト化、手書きで認識できないものは画像データとして、サーバーに保存することにより検索が行えるようにすることになった。
（１）対象となる文章について
電子化する対象は、各種委員会の議事録、活動報告書、活動計画書などであり、これからどのような文書が保存されいるのかを調査を行う。 新しい文書から作業を進めて、担当者の任期中いっぱい作業を進めたい。
（２）アルバイトの雇用について
スキャナ読み取りのためにアルバイトを雇用することが認められた。費用は予備費から支出する。なお、現在休暇中の書記がときどき出勤するかもしれないので、そのときにこの仕事をやってもらうのもよいかもしれない。
（３）スキャナ購入について
5－6万円ぐらいのスキャナを購入することになった。フラットトップ（閉じてある本を開いて上から載せてスキャンできるもの）でありかつADF（自動紙送り機）つきのものを購入する。OCRソフトは大体スキャナに付属してくる。
（４）担当者について
この件は末次中央副委員長が主体的に担当することになった。
議題２：メーリングリストの運用について
（１）烏帽子のメールアドレス収集状況
烏帽子の執行委員については半分ぐらいが集まった。現在、坂本さんが執行委員に送るお知らせの文章をプライバシーポリシーを載せた形で作成中である。病院については代議員までメールアドレスを収集するのは困難であることが報告された。病院についてはメールアドレスの収集は執行委員までよいとすることになった。また、各自admアドレスを持っているはずであるが個人のアドレスを知らせてきたものが多くいた。従ってこのメーリングリストでは添付ファイルは使わないほうがよいだろう。
（２）メーリングリストの使用方法のマナーについて
すでに運用が始まっている七隈のメーリングリストでは、メンバーの途中の意見交換までもメーリングリストで流れるため、メールの本数が多くなり、関係の無い人たちは次第にメーリングリストを無視するようになっている。このような状況ではメーリングリストを使って本当に重要な伝達を行いたい場合でも読まれない可能性があるため、メーリングリストの利用は本当に大事な伝達事項だけにとどめていただくようにお願いしたい。
メーリングリストの送信を管理者の承認がある場合にのみ可能にする設定も可能であるが、管理者の負担が増えることと自由な発言の妨げとなるため今回は見送ることになった。
メーリングリストは組合の公の伝達のみに用いるようにし、個人的なメンバー間の意見交換は別に行えるように、メーリングリストの構成員に対して、そのメーリングリスト構成員のメールアドレス一覧をそれぞれ送ることにした。
メーリングリストの種類を整理し、中央3役、七隈3役、七隈執行委員、七隈代議員、烏帽子3役、烏帽子執行委員のように区分けすることにした。それぞれのメンバーは重複して登録されないようにする。
